eMail Archivierung schafft Rechtssicherheit

Hosted Exchange ist ein komfortabler und sicherer Weg, um die eMail-Kommunikation effizient zu verwalten. Allerdings sind Unternehmen bzw. kommerzielle Anbieter entsprechend des §147 Abgabenordnung (AO) verpflichtet, ihre Kommunikation für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren (beginnend mit dem Schluss eines Kalenderjahrs) geordnet aufzubewahren - beispielsweise durch eine rechtssichere eMail Archivierung für Hosted Exchange. Auf Anfrage müssen die Unterlagen einer Behörde - in der Regel dem Finanzamt - ohne technischen Aufwand zur Verfügung gestellt werden.

Die Pflicht zur Archivierung wird häufig übersehen

Es ist ein weitverbreiteter Irrtum, dass mit einer Speicherung der eMails beispielsweise in einem Postfach alle Auflagen der Archivierung hinreichend erfüllt seien. Das Gesetz schreibt unter anderem vor, dass alle Unterlagen auf eine Weise aufbewahrt werden müssen, die nachträgliche Manipulation verhindert. Haben zum Beispiel alle Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf ein Postfach und können Nachrichten ändern oder gar unwiderruflich löschen, ist eine sichere eMail Archivierung nicht gewährleistet. Ein Missbrauch oder auch nur der Verdacht darauf kann schwerwiegende Konsequenzen von zivilrechtlichen Klagen über steuerliche Nachteile bis hin zu strafrechtlichen Ermittlungen haben.

Rechtssichere eMail Archivierung für Hosted Exchange entsprechend §147 AO

Die juristisch einwandfreie Archivierung des Geschäftsverkehrs unterliegt unterschiedlichen Verordnungen, unter denen §147 Abgabenordnung (AO) lediglich die wichtigste ist. Sie regelt unter anderem, welche Daten über welchen Zeitraum verfügbar gehalten werden müssen. Für ein Unternehmen ohne eine juristische Abteilung bedeutet die Berücksichtigung aller Faktoren einen erheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten wir unseren Kunden die rechtskonforme eMail Archivierung für Hosted Exchange an, die sämtliche Vorgaben der Verordnung erfüllt.

Zu den Geschäftsdaten zählen nicht nur Buchungen und Rechnungen

Eine weitere gängige Fehlannahme ist, dass lediglich finanzielle Details wie Rechnungen und Buchungen der Pflicht zur Aufbewahrung unterliegen. Grundsätzlich schließt diese hingegen - bis auf wenige Ausnahmen - die gesamte geschäftliche Korrespondenz mit ein. Mit der eMail Archivierung für Hosted Exchange werden deshalb sämtliche Nachrichten systematisch und nachweisbar auf sicheren Servern gelagert. Auf diese Weise ersparen Sie sich den nicht unerheblichen Mehraufwand, diese einzeln auf ihre Relevanz zu analysieren und beugen Missverständnissen und falschen Interpretationen vor.

Gerne beraten wie Sie individuell zu diesem Thema, bitte kontaktieren Sie uns.